¨Lo que importa más, nunca debe estar a merced de lo que importa menos” Goethe

Esta sugerente cita, enmarca  la reflexión, la gestión del tiempo, o como aclara Covey, la gestión de nosotros mismos. Dolores de cabeza, de cervicales, taquicardias, ataques de ansiedad, la sensación de que llevas todo el peso del mundo a tus espadas y de que llegas tarde a todo o te estás perdiendo lo mejor , son algunas de las sensaciones descritas por quienes padecen la falta de planificación de su tiempo y por ende de su vida.

Ser continuamente asaltado por pensamientos que responden a  “tengo que”, seguidos de “no tengo tiempo para “ que se acumulan sin orden ni concierto  en nuestra cabeza, hacen que andemos cabizbajos y pesarosos, que no  disfrutemos de lo que estamos haciendo en ese momento , que lo hagamos en peores condiciones y que el “ ahora” nunca sea un momento entre el ayer y el mañana.

El tiempo no es oro, es lo más preciado que tenemos, ya que, a diferencia del metal,  no se puede comprar, como bien señalaba Sampedro. Mientras el reloj inexorablemente  marca el paso, qué nos hace ser tan descuidados con lo único que merece la pena en nuestra vida cuidar, qué nos impide planificarnos mejor y dedicarle más tiempo a nuestras prioridades, antes que lamentar  no hacerlas.

Caminamos por la vida, sin pararnos a pensar qué otro modo de vivir habría para no permanecer en este bucle. En muchos de los casos que conozco esta necesidad vital  es tan obvia  que, simplemente al  poner la persona, sobre una hoja de papel, sus tareas prioritarias, ya les relaja el cuerpo y distiende la rigidez del cuello. Una vez plasmado en papel ya pueden verificar que  nos es cierto que no dispongan de tiempo, sino que o bien su mente les impedía entre tanto dato aclararse o que tienen ladrones del tiempo, que lejos de aportar nada acortan el día a pasos agigantados. La televisión y las personas tóxicas son algunos de sus principales exponentes. Si quiere pasar a modo “master” utilice una agenda, un soporte portátil que pueda transportar y consultar en cualquier lugar. Revíselo cada mañana. Sáquelo todo de su cabeza ya, descansará.

Para poder llevar a cabo una buena administración del tiempo es fundamental planificarlo y organizarlo, en primer lugar estableciendo prioridades, pero no sólo en el tiempo de trabajo sino en la vida cotidiana, además esta planificación debe ser realista, tiene que contar los desplazamientos, la necesidad de acoplarse a las distintas tareas y la parte de vida social o de interacción que tienen muchas de ellas. Para poder llevar a cabo esta planificación, hace falta establecer metas y objetivos previos y comenzar con una lista de tareas.

Establezca los roles que desempeña en su vida: individuo madre, padre, hermana, empleada, amiga, miembro de asociaciones, gerente… y distribuya a cada rol, metas, objetivos y resultados para  los siguientes 7 días.

En la ejecución de la planificación, se requiere ser responsable y flexible, puesto que en numerosas ocasiones primar la eficiencia puede ser contraproducente, si en su lugar, valoramos las relaciones y los resultados, estos pueden ser mejores aún no habiendo cumplido con todas las tareas. Suele  ocurrir porque muchas de las acciones que ponemos en marcha y las expectativas que depositamos sobre ellas, son terceras personas las que tienen el control y por lo tanto, la rigidez puede llevarnos a desmotivarnos y a claudicar cuando no se llevan a cabo.

La  organización semanal  es la más recomendable, proporciona una mejor visión que la diaria y además la vida de la mayoría  de nuestro entorno también se rige por esta medida.

Pronto se dará cuenta de que dispone de tiempo de sobra e identificará los hábitos que le impiden gestionar mejor su vida. De usted depende que sigan o no en su agenda.

A continuación les mostraré una herramienta útil para su análisis, la matriz de Covey y su explicación:

En ella, los factores que definen las tareas son urgente e importante, ante lo urgente reaccionamos, cuadrante I, este agota y consume a muchas personas, este cuadrante crece hasta que domina. Las que  son urgentes pero no importantes, son prioridades y/o expectativas de otros, en caso de que nos dediquemos principalmente al cuadrante III o en el IV , la vida que llevaremos será irresponsable.Las personas efectivas, que llevan a cabo tareas que requieren proactividad, es decir, hacen que las cosas ocurran, se sitúan fuera del  III y IV, reducen el I y se sitúan en el II

Parafraseando a Drucker, las personas efectivas no se orientan a los problemas se orientan a las soluciones. Piensan preventivamente.

Steven Covey  también plantea estas dos interesantes preguntas:

– ¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal?

– ¿Qué produciría resultados similares en su vida profesional o en su empresa?

Hágase estas preguntas y tome decisiones. Nunca es tarde para hacerlo bien.