Una de las cuestiones que más inversión de tiempo y de dinero conllevan en muchas de nuestras empresas es “dar por hecho” cosas.

Damos por hecho que todo el mundo conoce y comprende la misión y la visión de la empresa, lo que significa cada palabra, lo que conlleva y lo tiene presente.

Damos por hecho que las personas han entendido los objetivos y comprenden en qué consisten y  qué  se espera de ellos.

 Damos por hecho que, con escasa indicaciones, las personas harán el trabajo conforme a nuestras expectativas, que saben cómo hacerlo.

 Damos por hecho que tienen los conocimientos y las habilidades que se esperan para desempeñarlo.

 Damos por hecho tantas cosas que todavía usamos las viejas frases de “hazlo como siempre”, “esto ya sabes cómo hacerlo”, “sabes lo que esperamos de ti”  y  todavía creemos que tendrá inmediata respuesta afirmativa, sin que incluso el interlocutor se atreva a preguntar qué o cómo por no estar a la altura.

 La cuestión es cómo nos comportamos ante una orden que nos está clara o que no tiene suficiente detalle como para que se lleve a cabo cumpliendo lo esperado.

 La confusión tiene dos direcciones y comportamientos paradógicos : una, al que ordena le resulta más fácil e invierte menos tiempo al principio y el que recibe la instrucción por miedo o vergüenza no es capaz de preguntar para asegurase de que ha entendido lo que le piden o resolver alguna duda que tenga, por lo tanto lo hace como él cree. Esto se multiplica en estrés cuando el empleado en novel.

 Este proceso lleva a un sinfín de acciones negativas empezando por el feedback cuando se entrega, o no está bien confeccionado, o no en el plazo que se quería o no como tú querías. Entonces comienza un proceso en que las dos personas entran  en un bucle en el que piensan mal el uno del otro, culpándose mutuamente de lo que consideran un fracaso sin autoría propia. Eso enturbia el trabajo, la relación y consigue incrementar la rotación en ese departamento o con ese manager.

Si deseas que esto no ocurra así puedes establecer un procedimiento que comience por clarificar qué, cómo, cuándo y dónde debe estar efectuado el trabajo con el detenimiento necesario.

En primer lugar puedes conseguir que la persona que trabaja contigo sea capaz de dibujar mentalmente lo que necesita ser hecho, con todo tipo de detalles. Explicándole qué es lo que hace ese trabajo importante para la compañía. Puedes preguntarle si tiene alguna cuestión acerca de ello y escuchar con atención, esto te dará muchas pistas de los obstáculos que ve de entrada y podrás ayudarle. Si es una persona que lleva tiempo en la empresa puedes pedirle su punto de vista y sugerencias.

En segundo lugar, puedes comprobar qué ha entendido la persona, hazle un resumen de todo lo que le has transmitido y pídele el suyo propio  para chequear su grado de comprensión, cada persona según nuestras experiencias pasadas ponemos el foco en algo diferente que puede no ser coincidente.

 Y finalmente proporciona feedback con regularidad y no sólo negativo, sobre todo cuando se llega nuevo a un sitio o se desempeña una tarea nueva, que se encuentre apoyo en los jefes y los compañeros es algo muy agradecido e  inolvidable. No pienses en, si a ti te lo hicieron o no. Sé su entrenador, alguien proactivo y hazlo sin más.

Todo este proceso puede durar ¿cuánto?,¿diez minutos?